YLEINEN KUVAUS TIETOSUOJAKÄYTÄNNÖSTÄMME
Pohjolan Nuohous käsittelee henkilötietoja sovellettavan lainsäädännön, mukaan lukien Euroopan Unionin yleinen tietosuoja-asetus (2016/679, mahdollisine muutoksineen) sekä tämän tietosuojaselosteen mukaisesti.
Huomioimme tietosuojalainsäädännön asettamat vaatimukset kaikessa liiketoiminnassamme ja edellytämme samaa yhteistyökumppaneiltamme.
Perehdytämme ja koulutamme henkilöstöämme tietosuojaa koskevista vaatimuksista ja ohjeistuksista, jotta työntekijämme osaavat toimia niiden mukaisesti.
MITÄ HENKILÖTIETOJA KÄSITTELEMME JA MIHIN TARKOITUKSEEN?
Käsittelemme alla kuvattuja henkilötietoja vain ennalta määriteltyihin tarkoituksiin, jotka ovat tarkemmin kuvattu jäljempänä. Näitä tarkoituksia ovat muun muassa asiakkuus- ja kumppanuussuhteiden hoitaminen, markkinointi ja myynti sekä lakisääteisten velvoitteidemme hoitaminen.
Asiakkaat ja yhteistyökumppanit
Jos olet Pohjolan Nuohouksen asiakas tai yhteistyökumppani tai näiden edustaja, voimme käsitellä käyttötarkoituksen kannalta tavanomaisia sinua koskevia tietoja kuten:
– Etu- ja sukunimi ja yhteystiedot (sähköpostiosoite ja puhelinnumero)
– Asiakas- tai kumppaniyrityksen tiedot yhteystietoineen
– enkilölle tarjottavat palvelut
– Tietoja käytetään asiakkuus- ja kumppanuussuhteen hoitamiseen sekä Pohjolan Nuohouksen palveluiden markkinointiin. Lisäksi voidaan käsitellä muun muassa laskutustarkoituksiin ja laskutuksen oikeellisuuden seurantaan, hallinnollisten maksujen ja kulujen suorittamiseen, sekä väärinkäytösten tai rikosten ennaltaehkäisyyn ja tutkimiseen. Kumppaneiden tietoja käsitellään myös erillisissä alihankinnan toteuttamista koskevissa järjestelmissä, joiden osalta henkilötietojen käsittelystä informoidaan erikseen tarkemmin.
Henkilötietoja kerätään lähtökohtaisesti asiakkuus- ja kumppanuussuhteen hallinnoinnin ja toteuttamisen puitteissa.
Muut kontaktit
Jos olet meihin yhteydessä esimerkiksi tiedustellaksesi palveluistamme, ilmoittautumalla järjestämäämme tapahtumaan tai tilaamalla meiltä uutiskirjeen, voimme käsitellä käyttötarkoituksen kannalta tavanomaisia sinua koskevia tietoja siinä laajuudessa kuin olemme ne sinulta saaneet:
- etu- ja sukunimi
- sähköposti
- puhelinnumero
- organisaation nimi yhteistietoineen
- maa
- henkilön asema ja yhteystiedot
- muut meille halutessasi antamasi tiedot
Tietoja käytetään yhteydenottosi tai pyyntösi käsittelemiseksi ja sinun ja Pohjolan Nuohouksen välistä yhteydenpitoa varten. Lisäksi tietoja voidaan käyttää Pohjolan Nuohouksen palveluiden kehittämiseen.
Lisäksi tietoja voidaan kerätä verkkosivustomme käytön perusteella evästeiden avulla.
KUINKA KAUAN KÄSITTELEMME HENKILÖTIETOJA
Käsittelemme henkilötietoja vain niin kauan, kuin meillä on lakisääteinen oikeus tai velvollisuus käsitellä henkilötietoja. Henkilötietojen säilytysaika riippuu näin ollen kyseessä olevan tiedon tyypistä ja sen käyttötarkoituksesta. Säilytämme henkilötietoja ainakin niin kauan kuin on tarpeen käsittelyn tarkoituksen toteuttamiseksi, kuten esimerkiksi sopimusvelvoitteen täyttämiseksi tai Pohjolan Nuohouksen ja asiakkaan välisen sopimussuhteen hallinnoimiseksi.
Säilytysajat määräytyvät seuraavien kriteerien perusteella:
Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin niihin liittyvän Pohjolan Nuohouksen oikeutetun edun voidaan kohtuullisesti katsoa olevan olemassa.
Oikeutetun edun olemassaolo määritellään esimerkiksi Pohjolan Nuohouksen ja rekisteröidyn välisen yhteydenpidon perusteella. Asiakkaiden ja yhteistyökumppanien edustajien henkilötietojen säilytysaika määräytyy viimekädessä rekisteröidyn tai tämän edustaman yhtiön ja Pohjolan Nuohouksen välisen sopimuksen voimassaolon perusteella;
Jos käsittely on perustunut suostumukseen, henkilötiedot poistetaan, kun rekisteröity peruuttaa niiden käsittelyyn antamansa suostumuksen;
Säilytysaika saattaa myös määräytyä lainsäädännön perusteella. Esimerkiksi kirjanpitolainsäädäntö edellyttää kirjanpitoaineiston säilyttämistä kuuden vuoden ajan.
Arvioimme tallentamiemme tietojen tarpeellisuutta säännöllisesti ja poistamme sellaiset tiedot, jotka eivät ole enää tarpeellisia.
SINUN OIKEUTESI
Pohjolan Nuohous huolehtii asianmukaisesti sinun oikeuksiesi toteuttamisesta henkilötietojesi käsittelyyn liittyen. Lisätietoja oikeuksistasi https://tietosuoja.fi/tunne-oikeutesi
HENKILÖTIETOJEN SUOJAUS
Pohjolan Nuohouksella tietoturvallisuus ja henkilötietojen suojaaminen on organisoitu siten, että henkilötietoja suojataan luvattomalta pääsyltä ja käsittelyltä sekä laittomasti ja vahingossa tapahtuvalta tuhoamiselta, menettämiseltä ja turmeltumiselta.
TIETOJEN SIIRROT JA LUOVUTUKSET
Pohjolan Nuohous ei siirrä eikä luovuta asiakkaidensa tietoja ellei kyseessä ole lakiin perustuva ja Suomalaisen viranomaisen pyyntö liittyen rikosten ennaltaehkäisyyn ja tutkimiseen.
TIETOSUOJASELOSTEEN PÄIVITTÄMINEN
Päivitämme tätä tietosuojaselostetta, kun henkilötietojen käsittelyssä tai sovellettavassa lainsäädännössä tapahtuu muutoksia.
EVÄSTEIDEN KÄYTTÖ
Täytä tämä